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L'outil de gestion des commandes. L’outil de gestion des commandes.

mercredi 2 mai 2012

C’est un outils qui est proposé aux AMAP adhérentes pour leur faciliter la gestion des prises de commandes, des règlements aux producteurs, des calendriers de distribution.

Comment ça marche ?

C’est un outil internet hébergé par le réseau AMAP-BN.

Il fonctionne au trimestre. Le référent de l’AMAP prépare un tableau des produits proposés. Il renseigne le producteur et le prix. Ce tableau est chargé sur le site de commande.
Chaque adhérent se voit attribuer un code d’accès [1]. Il se connecte au site et effectue sa commande produit par produit pour chaque semaine du trimestre à venir.
Un récapitulatif est à sa disposition avec le montant des chèques à faire aux producteurs.

Le logiciel propose aux gestionnaires et aux producteurs plusieurs documents.

  • Feuilles de pointage à la semaine.
  • Feuilles de pointage au trimestre pour la collecte des chèques.
  • Tableau des livraisons.

Une fois les chèques collectés, le référent peut fermer les saisies pour le trimestre.

Ce qu’il faut pour l’utiliser

Condition 1 : L’AMAP ou le groupe doit adhérer au réseau des AMAP de Basse-Normandie.
Condition 2  : Un référent doit être désigné. Il doit avoir accès à un ordinateur, une connexion internet et utiliser un ces deux logiciels libres OpenOffice ou LibreOffice [2]. Il devra préparer le tableau des livraisons (1 fois par trimestre) et gérer la liste des codes adhérents pour son AMAP.
Condition 3 : Les Amapien(e)s doivent avoir un accès à internet mais ce n’est pas une absolue nécessité, C’est l’occasion d’un moment convivial, se retrouver chez une personne disposant d’internet et de saisir sa commande à plusieurs. Le tableau des commandes se remplit en fin de trimestre pour le trimestre suivant.

Les garanties

AUCUNE

Le logiciel n’est pas garanti et ni son auteur ni le réseau ne seront responsables en cas de rupture de service, de bugs ou autres incidents.

A chacun de prendre ses précautions. La plupart des AMAP l’utilisant éditent les feuilles de pointage pour le trimestre et sont donc à l’abri d’un problème internet le jour ou la veille d’une permanence.

En fonctionnement depuis prés de 10 ans , il y a peu d’incidents à déplorer.

Précisions

  • L’outil facilite la gestion entre une AMAP et les producteurs avec lesquels elle est liée par contrat.
  • L’outil implique que les règlements se fassent directement du consom’acteur au producteur.
  • Le réseau ne perçoit aucune somme, ni redevance sur les montants.

Principe et cadre de fonctionnement

//Ajouté le 17/11/2013 JF.Hl

Les acteurs :
Il y a les Amapien(e)s , les producteurs-trices, les référent(e)s, le/la gestionnaire de l’AMAP, le contact du réseau des AMAP de BN.

Les Amapien(e)s s’engagent pour une période minimum de 3 mois, dans la plupart des cas ils sont adhérents de leur AMAP.Ils remplissent un contrat de commande pour le trimestre. (C’est la fiche de commande sur internet)
Ils effectuent un paiement anticipé au nom du producteurs-trices qui est remis en début de trimestre aux référents des dits producteurs. Selon le mode de fonctionnement des producteurs-trices, les référents remettent les chèques en début de trimestre ou temporisent cette remise en fin de période.

Les producteurs-trices sont liés par contrat écrit ou oral avec l’AMAP et ses adhérents. Ils fournissent avant le début de période leurs prévisions de livraison et s’engagent à livrer à un jour fixé par l’AMAP au local.

Les référents sont des Amapien(e)s qui assurent le rôle de contact entre l’AMAP et les producteurs. Un producteur = un référent.

Les gestionnaires sont des Amapien(e)s qui gèrent et font la synthèse pour la préparation du trimestre. Ils font le lien avec le réseau pour le chargement du planning de livraison sur le site de commande. Généralement ils effectuent la collecte des chèques lors de la dernière permanence du trimestre précédent. Selon les AMAP cette collecte peut être aussi effectuée par un adhérent volontaire.

Le contact du réseau gère le logiciel, reçoit les fichiers de préparation des commandes et les intègre sur le site.

Chronologie  :
Dans le mois précédent le nouveau trimestre :

  • Les référents consultent les producteurs pour déterminer la liste des produits proposés, les prix et le calendrier des livraisons.
  • Les référents et le gestionnaire se réunissent pour faire la synthèse afin de concocter le tableau de préparation du trimestre. Ce tableau sera transcrit sous format informatique dans un fichier tableur au format bien défini. Le tableau est modulé en fonction des fréquences de livraison de chaque produit.
  • Le gestionnaire inscrit les nouveaux Amapien(e)s sur le site de commande en leur attribuant un code d’accès.
  • Le gestionnaire supprime les codes sur le site des Amapien(e)s qui ne renouvellent pas leur contrat. Au moins 15 jours avant la remise des chèques :
  • Le tableau réputé fini est envoyé au contact du réseau. Celui-ci le télécharge sur le site internet.
  • Le site ayant intégré les données du trimestre, le gestionnaire de l’AMAP peut ouvrir le site pour la saisie des commande de chaque Amapien(e) .
  • Chaque Amapien(e) se connecte sur le site internet avec son code et saisit les quantités de chaque produit désiré pour chaque semaine.
  • A la fin de la saisie l’Amapien(e) peut visualiser un récapitulatif : son calendrier de livraison et le montant des chèques qu’il doit faire pour tous les producteurs dont il a pris au moins un produit. Le montant est présenté cumulé par trimestre et cumulé par mois.

La veille de remise des chèques :

  • Le gestionnaire peut imprimer le récapitulatif des paiements sous forme d’un listing de pointage des règlements. Premiers jours du trimestre :
  • Lorsque les chèques sont réceptionnés, et que le trimestre démarre le gestionnaire ferme la saisie sur le site. Chaque Amapien(e)s peut voir les commandes qu’il a effectuées pour le trimestre mais ne peut plus modifier.
  • Les producteurs peuvent se connecter et consulter les commandes qu’ils ont à livrer pour tout le trimestre. Pour le moment le système n’est pas cloisonné pour cette partie un producteur A peut voir les commande du producteur B.
  • Le gestionnaire doit imprimer les feuilles de pointage semaine/semaine et les déposer au local. ( Sauf si le lieu de livraison est équipé d’un ordinateur lié à internet). Ce sont des tableaux Produit/adhérent
  • Un code spécial permet aux gestionnaire de saisir une commande d’essai pendant le trimestre. Il doit bien entendu se mettre en relation avec le producteur pour le prévenir de l’éventuel ajout.

Pendant le trimestre :

  • Les producteurs consultent le site pour préparer leur livraison de la semaine, parfois ce sont les référents qui effectuent cette consultation et qui la communiquent au producteur.
  • Les feuilles de hebdomadaires sont pointées à chaque distribution.

Logiciel :

Le logiciel mis à disposition des AMAP adhérentes au réseau des AMAP de Basse-Normandie correspond au fonctionnement décrit ci-dessus.
Ce logiciel évolue doucement en fonction des possibilités et disponibilités de son auteur (Bénévole Amapien des Epis de Bavent).
La modification prioritaire actuellement planifiée, mais loin d’être réalisée, est celle qui permettra de supprimer l’étape de chargement du trimestre par le contact du réseau. Ainsi les AMAP seraient plus indépendantes et le contact du réseau moins sollicité dans les dernières semaines des trimestres.
D’autre améliorations sont dans la "Todo list"

  • Ajout d’un référentiel de producteurs et de produits pour harmoniser les noms utilisés.
  • Possibilité de modification de prix après chargement du trimestre.
  • Possibilité d’ajout d’un produit après chargement du trimestre.
  • Amélioration de l’ajout d’un adhérent après chargement du trimestre.
  • Amélioration de la sécurité d’accès.
  • Travail sur le graphisme et sur l’ergonomie.
  • Amélioration du code informatique qui permettra de mettre ce logiciel en "open-source"

Diaporama

En complément un diaporama à remettre à jour :

PDF - 2.2 Mo
Diaporama
Présentation du logiciel

Pour plus d’info


[1Il le conserve une fois pour toute

[2Outils bureautiques issus de l’Open source

Messages

  • Bonjour,

    Je suis Jean-Paul Argudo, membre du CA de Carpentramap (carpentramap.org). Je suis libriste depuis toujours, expert PostgreSQL, etc.. Je cherche à savoir qui a fait votre logiciel, si c’est un logiciel libre ou pas (mon petit doigt me dit oui, mais impossible de mettre la main dessus sur le net...)..

    Naturellement, je souhaiterais y contribuer aussi hein, histoire de faire avancer le truc.

    Notre amap est membre d’alliance provence, une alliance d’amaps du sud est, etc.

    Mais bon à ce stade, c’est juste une mis entre relation de libristes que je cherche.

    Si par malheur votre logiciel n’était plus maintenu, je veux bien m’en charger... Pour peu que j’aie les sources bien sûr .. et que vous m’autorisiez à le faire, etc.

    À vous lire !

    — 
    Jean-Paul Argudo

  • Bonjour Jean-Paul

    Je suis le développeur de l’outil, je te propose de te joindre par mail en début de semaine prochaine pour faire connaissance, établir un état des lieux de l’application, échanger sur tes propositions puis voir ce qu’on pourrait faire pour le faire évoluer et le passer en licence libre ( "ya" du boulot :-) .

    Jean-François.

  • Bonjour,
    Je suis active au sein du réseau des GASAP (équivalent AMAP) de Bruxelles.
    Nous sommes actuellement à la recherche d’un projet de logiciel de gestion de GASAP/AMAP/CSA existant qui rencontre nos besoins pour nous "greffer dessus", pour ne pas commencer le développement d’un n-ième outil ;)

    Je suis en traîne de faire le tour de l’existant pour dresser un bon aperçu globale. J’aimerai bien connaître plus les détails sur votre projet, et vos éventuels intérêts de partager et collaborer..
    Peut-être cela vous intéresse aussi d’échanger avec les autres développeurs des outils ? (mais en anglais du coup...)

    En espérant de vous lire bientôt
    Agnez

  • Bonjour,
    Nous avions discuté de votre logiciel lors du AG précédente. Pour Falaise notre système de commande est mensuel pour certains producteurs et pour d’autres bimensuel. Pour utiliser votre logiciel pensez-vous qu’il serait possible d’utiliser votre logiciel avec un fichier de nos commandes mensuelles un mois sur deux et un autre fichier commandes avec l’ensemble des producteurs un mois sur deux.Merci de votre réponse.

  • Bonjour Philippe.
    L’application ne permet qu’un chargement de fichier commandes par trimestre calendaire (janvier,fev, mars ; avril, mai juin ; etc) .
    Si l’ensemble des produits proposés a pu être planifié sur les trois mois, il est possible de charger le trimestre et en laissant ouverte la saisie ou en la ré-ouvrant chaque début de mois les AMAPIENS peuvent compléter leur commandes mois par mois. Leur récapitulatif des règlements ( montant des chèques) producteur est affiché au trimestre et par mois.

    JF